July 3, 2018
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How Your Company Can Prepare for an OSHA Inspection

OSHA Inspection

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Will Your Team be Prepared for an OSHA Review?

As a business owner or manager, understanding that your business is subject to both routine and unexpected OSHA inspections is important, and having a plan in place to keep your team prepared will support you in avoiding costly fines. OSHA stands for the Occupational Safety and Health Act, developed by Congress in 1970 to assure an adherence to safe working conditions for both men and women in the workplace. Through OSHA, safety and health standards were created and enforced, as well as outreach provided in the form of training and educational resources to businesses in an effort to support them in remaining compliant. Part of the US Department of Labor, OSHA inspections and resources have been promoting workforce safety for almost 50 years.

It’s Not “If” You Will Experience an OSHA Inspection, It’s “When”

Similar to your taxes and the possibility of being audited, it’s best to be prepared for an OSHA inspection and not assume that your business will be exempt. The OSHA website is full of resources to keep your workplace safe and to prepare for an inspection, including a Fact Sheet for Employers. In general, OSHA administers inspections without any advance notice, although employers do have the right to request and require a compliance officer to obtain what is known as an inspection warrant prior to entering the workplace. Since they are unable to effectively inspect the millions of businesses and workplaces around the country, they focus their attention on the more hazardous working environments.

Inspection Priorities

OSHA inspectors are referred to as “Compliance Safety and Health Officers” and are highly-trained industrial hygienists and safety experts. Their efforts support the reduction of workplace hazards, preventing employer, employee and customer injury, illness and death. They prioritize:

  • Imminent Danger Situations – Working environments that include exposure to areas of direct hazards that could lead to death or serious physical harm.
  • Severe injuries and illnesses – Employers are required to report all work-related fatalities within 8 hours. Work-related inpatient hospitalizations, amputations, or losses of an eye must be reported within 24 hours.
  • Worker Complaints – Internal allegations made by employees and workers of hazards or violations receive high priority for OSHA as well.
  • Referrals of Hazards From Other Agencies – Referrals from Federal, state or local agencies, individuals, organizations or the media receive consideration for inspection.
  • Specifically Targeted Inspections – These inspections are aimed at high-hazard industries or individual workplaces that have experienced high rates of injuries and illnesses.
  • Follow-Up Inspections – These follow-up inspections check for how employers have remedied violation situations where they were cited during previous inspections.

The Importance of Having a Plan

In an online article written in Safety and Health Magazine, senior consultant with the National Safety Council, JoAnn Dankert suggests that when OSHA comes to your business to conduct an inspection, establish in advance a procedure that you and your team will follow. She says, “Your plan should identify a person at your facility, such as the safety manager or the owner, who will be responsible for escorting the inspector. Select a meeting space for opening and closing conferences. An employee representative also will be allowed to attend these conferences and the walk-around.” She stresses the importance of also having a Plan B in place if your main safety contact is unavailable on the day of the inspection. Train this person in how to manage such procedures.

The Bottom Line

  • Verify OSHA Inspector Identity – Request to see the inspector’s identification to ensure that he/she is in fact an OSHA officer. Official OSHA inspector ID’s include a photo, name and office. It will not be a badge. Write down the inspector’s name and office and if there is any doubt as to their legitimacy, call your local OSHA office.
  • Be Professional – Says JoAnn Dankert, “They aren’t going to let you buy them lunch, but if you’re nice to them, they probably will be nice to you. If you’re adversarial toward them, they will probably take a hard stance.”
  • Establish Procedures in Advance – Identify a person at your facility who will be responsible for escorting the inspector, meeting spaces for opening and closing conferences, an employee representative to attend conferences and walk-arounds, and establish a Plan B in case your primary safety contact is unavailable for the inspection.
  • Determine the Scope of the Inspection – What will the inspection entail and what prompted it – employee complaint, injury, etc.
  • Ensure the Safety of Inspector – Make sure that OSHA inspectors are dressed and outfitted properly for the potential hazards of your workplace.
  • Have Records Easily Accessible – Operating from a place of organization and preparation will allow for a more smooth inspection process. Having key records easily accessible will aid in that process.
  • Document the OSHA Inspection – Take ample notes, photos and video if possible to fully document the inspection process, not only to correct hazards that are pointed out, but also to protect your business by maintaining clear records.
  • Provide a Space for Inspectors to Interview Employees – During the inspection, OSHA officers may want to interview employees on work conditions and their experiences, so providing a quiet, private space for interviews will be helpful to the process.
  • Comply with OSHA Suggestions and Citations – Implement immediately what you learn from the OSHA inspection, remedying hazardous conditions and environments as soon as possible to avoid further citation.

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Cómo su Compañía Puede Prepararse para una Inspección de OSHA

OSHA Inspection

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¿Su Equipo Estará Preparado para una Revisión de OSHA?

Como propietario o gerente de una empresa, es importante entender que su negocio está sujeto a inspecciones de OSHA rutinarias e inesperadas, y tener un plan para mantener a su equipo preparado lo ayudará a evitar multas costosas. OSHA significa Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (por sus siglas en inglés), desarrollada por el Congreso en 1970 para asegurar la adherencia a las condiciones de trabajo seguras tanto para hombres como para mujeres en el lugar de trabajo. A través de OSHA, se crearon y aplicaron estándares de seguridad y salud, también el alcance proporcionado en la forma de capacitación y recursos educativos a las empresas en un esfuerzo por ayudarlos a cumplir con las normas. Parte del Departamento de Trabajo, las inspecciones y los recursos de OSHA han estado promoviendo la seguridad de la fuerza laboral por casi 50 años.

No es “Si” Experimentará una Inspección de OSHA, es “Cuándo”

Al igual que con sus impuestos y la posibilidad de ser auditado, lo mejor es estar preparado para una inspección de OSHA y no asumir que su negocio estará exento. El sitio web de OSHA está lleno de recursos para mantener su lugar de trabajo seguro y para prepararse para una inspección, incluida una Hoja de Datos para Empleadores. En general, OSHA administra las inspecciones sin previo aviso, aunque los empleadores tienen el derecho de solicitar y exigir que un oficial de cumplimiento obtenga lo que se conoce como una orden de inspección antes de ingresar al lugar de trabajo. Ya que no pueden inspeccionar eficazmente los millones de negocios y lugares de trabajo en todo el país, centran su atención en los entornos laborales más peligrosos.

Prioridades de la Inspección

Los inspectores de OSHA se conocen como “Oficiales de cumplimiento” y son higienistas industriales y expertos en seguridad, altamente capacitados. Sus esfuerzos apoyan la reducción de los riesgos en el lugar de trabajo, previniendo las lesiones, enfermedades y muertes del empleador, los empleados y los clientes. Ellos priorizan:

  • Situaciones de peligro inminentes: Entornos de trabajo que incluyen la exposición a áreas con riesgos directos que pueden provocar la muerte o daños físicos graves.
  • Lesiones y enfermedades graves: Los empleadores deben informar todas las muertes relacionadas con el trabajo dentro de las 8 horas después del suceso. Las hospitalizaciones relacionadas con el trabajo, las amputaciones o las pérdidas de un ojo se deben informar dentro de las 24 horas después del suceso.
  • Quejas de los trabajadores: Las denuncias internas hechas por los empleados y los trabajadores sobre peligros o violaciones también reciben alta prioridad para OSHA.
  • Referencias de Riesgos de Otras Agencias: las referencias de agencias federales, estatales o locales, individuos, organizaciones o medios de comunicación son consideradas para una inspección.
  • Inspecciones Específicamente Dirigidas: Estas inspecciones están dirigidas hacia industrias de alto riesgo o lugares de trabajo que han experimentado altas tasas de lesiones y enfermedades.
  • Inspecciones de seguimiento: Estas inspecciones de seguimiento verifican cómo los empleadores han remediado las situaciones de violación que fueron citadas durante las inspecciones anteriores.

La Importancia de Tener un Plan

En un artículo en línea escrito en la revista Safety and Health Magazine, JoAnn Dankert, consultora principal del Consejo Nacional de Seguridad, sugiere que cuando OSHA visite su negocio para realizar una inspección, establezca de antemano un procedimiento que usted y su equipo seguirán. Ella dice: “Su plan debe identificar a una persona en su establecimiento, tal como el gerente de seguridad o el propietario, quien será responsable de acompañar al inspector. Seleccione un espacio de reuniones para abrir y cerrar conferencias. También se le permitirá a un representante de los empleados asistir a estas conferencias y al recorrido.” Ella enfatiza la importancia de tener un plan B en caso de que su contacto principal de seguridad no este disponible el día de la inspección. Capacite a esta persona para manejar dichos procedimientos.

Conclusión

  • Verifique la identidad del inspector de OSHA: Solicite ver la identificación del inspector para asegurarse de que él / ella es realmente un oficial de OSHA. Las identificaciones oficiales del inspector de OSHA incluyen una foto, nombre y oficina. No será una placa. Escriba el nombre y la oficina del inspector y si hay alguna duda sobre su legitimidad, llame a la oficina local de OSHA.
  • Sea profesional: Dice JoAnn Dankert: “No van a dejar que les compres el almuerzo, pero si eres amable con ellos, probablemente sean amables con ustedes”. Si eres contradictorio hacia ellos, probablemente tomarán una postura fuerte “.
  • Establezca procedimientos por adelantado: Identifique a una persona en su instalación que será responsable de acompañar al inspector, espacios de reunión para las conferencias de apertura y cierre, un representante de los empleados para asistir a conferencias y recorridos, y establezca un plan B en caso de que su contacto de seguridad principal no este disponible para la inspección.
  • Determine el alcance de la inspección: Qué implicará la inspección y qué lo motivó: queja del empleado, lesión, etc.
  • Garantice la seguridad del inspector: Asegúrese de que los inspectores de OSHA estén vestidos y equipados adecuadamente para los posibles riesgos de su lugar de trabajo.
  • Tener registros fácilmente accesibles: Operar desde un lugar de organización y preparación permitirá un proceso de inspección más sencillo. Accesar fácilmente a los registros clave, ayudará en ese proceso.
  • Documente la inspección de OSHA: Si es posible, tome abundantes notas, fotos y videos para documentar completamente el proceso de inspección, no solo para corregir los riesgos que se señalan, sino también para proteger su negocio al mantener registros claros.
  • Proporcione un espacio para que los inspectores entrevisten a los empleados: Durante la inspección, los funcionarios de OSHA pueden querer entrevistar a los empleados sobre las condiciones de trabajo y sus experiencias, por lo que proporcionar un espacio reservado y privado para las entrevistas será útil para el proceso.
  • Cumplir con las sugerencias y citas de OSHA: Implemente de inmediato lo que aprenda de la inspección de OSHA, solucionando condiciones y entornos peligrosos lo antes posible, para evitar nuevas citas.

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